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Gestion des tâches : 7 avantages du tableau collaboratif en ligne

La gestion des tâches est un travail plus compliqué qu’elle ne parait en raison de l’organisation qui se complexifie lorsque l’équipe s’agrandit. Alors pour la simplifier, de nombreux outils tels que le tableau collaboratif en ligne ont été élaborés. Ce dernier est une approche intelligente, intuitive qui permet de structurer, de collecter et de présenter les informations sous forme de tableau. Il procure plusieurs avantages, dont quelques-uns sont listés dans cet article.

Un tableau collaboratif en ligne vous permet de préciser votre projet

Dans la gestion de projets, il est indispensable de découper un projet en plusieurs sous-projets. En effet, à travers le découpage, vous dressez la liste exhaustive des tâches à exécuter. Par exemple, si vous avez un projet consistant à développer une application pour smartphone, vous devez présenter tous les travaux à faire sur votre tableau collaboratif.

Pensez à tous les secteurs nécessaires à la réalisation de votre entreprise : design graphique, expérience utilisateur, programmation, etc. Ainsi, il serait difficile, voire impossible d’oublier des détails et d’accumuler des retards.

Il vous permet d’analyser les charges de travail

Le tableau collaboratif permet une collaboration en temps réel. Après l’inscription de tous les travaux à effectuer, il vous permet de bien les analyser. Il faut prendre le temps de planifier chacune des tâches.

Ainsi, vous pourrez mieux appréhender les charges de travail que vous aurez. Avec cette observation, réfléchir sur la réussite de votre projet devient très simple. Ce projet pourra-t-il être achevé dans les délais prévus ? Sinon peut-on recourir à de la sous-traitance ? Le tableau collaboratif vous permet de gagner du temps et d’anticiper sur les actions.

Il aide à prioriser les tâches

Pour gérer de manière efficace vos tâches, il est nécessaire de les prioriser, c’est-à-dire que vous devez définir les plus fondamentales à effectuer. Ces travaux requièrent-ils plus de ressources et de temps ou plutôt sont-ils urgents ? On prend comme exemple la méthode Kanban qui sépare le tableau en trois colonnes avec les titres : à faire, en cours, terminé.

Vous devez juste mettre les tâches sous la colonne « À faire » et confier les premières à vos collaborateurs sous la colonne « En cours ». Aussi, cette méthode se base sur le principe de la limitation du nombre de tâches que vous effectuez à la fois. Le tableau collaboratif en ligne vous permet donc d’éviter les dangers du multitâche, mais également ceux de l’épuisement professionnel.

Le tableau collaboratif en ligne pour une meilleure communication

La communication est un outil très important au travail d’équipe. Ce tableau est un espace de collaboration en ligne auquel tous les membres ont accès. Il permettra à vos collègues de mieux comprendre leur rôle dans le projet. Par exemple, ils pourront alimenter la discussion et coopérer. C’est un puissant outil de discussion.

Pour avoir de meilleurs résultats, il ne faut pas hésiter à maximiser l’utilisation des fonctions supplémentaires. Certains outils vous donnent entre autres la possibilité d’attribuer chaque tâche à un ou plusieurs membres.

Un tableau collaboratif en ligne pour une plus grande productivité

Vous souhaitez que la productivité de votre équipe augmente ? En utilisant un tableau collaboratif, vous optimisez le rendement. Puisqu’il s’agit du coworking, alors chaque membre de l’équipe peut accéder aux performances individuelles. Lorsque vous décidez de synchroniser les informations, vous pouvez alors susciter la concurrence.

De plus, cet outil de collaboration en ligne facilite le travail à distance. En cas d’urgence, vos collaborateurs pourront facilement travailler de chez eux sans pour autant se déplacer.

Il est utile pour mesurer les progrès de votre projet

Étant donné que le tableau collaboratif est un outil visuel, vous pouvez constater plus facilement le progrès de votre projet. Quelles sont les tâches déjà exécutées ? Quels sont les travaux restants ? Néanmoins, un tableau collaboratif en ligne est susceptible de vous procurer bien plus d’avantages.

Par exemple, il peut donner aux membres la possibilité d’inscrire chacun ses entrées de temps pour chaque tâche accomplie. Alors, le tableau collaboratif présente non seulement les avancées de votre projet, mais il comptabilise également le temps mis pour effectuer chaque tâche. Il s’agit là d’une fonctionnalité importante qui vous sera utile pour une rétrospection plus tard.

Il permet de motiver votre équipe

tableau collaboratifComme mentionné plus haut, cette plateforme de collaboration présente les progrès de votre projet. Cela influence positivement le moral de votre équipe. Plus l’entreprise progresse, plus vos collègues sont motivés et trouvent la force essentielle pour l’achever à temps. Le tableau favorise l’intelligence collective.

Conclusion

Somme toute, le tableau collaboratif intervient dans la précision de votre projet, l’analyse des charges de travail, la priorisation des tâches. Il sert également à l’amélioration de la communication, l’augmentation de votre productivité, la mesure des progrès du projet et la motivation de votre équipe.

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