Le fax par internet est un service indispensable pour les entreprises. Il offre de multiples avantages et une certaine sécurité à vos documents. C’est d’ailleurs pour ça qu’il est préféré au mail. Il est d’ailleurs moins coûteux, flexible et simple à utiliser. Découvrez ce que c’est qu’un fax et comment l’utiliser.
Fax par internet : de quoi s’agit-il ?
Le fax par internet encore appelé fax virtuel est un service basé sur le principe du télécopieur. Il permet de recevoir et d’envoyer un fax depuis un ordinateur ou un smartphone connecté à internet. Un service de fax par internet est la plupart du temps payant et pour pouvoir l’utiliser, il faut ouvrir un compte utilisateur et faire un abonnement.
Beaucoup de fournisseurs de ce service proposent diverses formules qui permettent aux utilisateurs d’avoir un certain nombre de crédits selon leurs besoins. Une fois l’inscription finalisée, le fournisseur vous attribue un numéro géographique virtuel qui vous permettra d’émettre et de recevoir le fax.
Fax par internet : quelles sont les différentes façons de l’utiliser ?
Avant d’envoyer et de recevoir un fax via un service de fax basé sur le cloud, l’expéditeur et le destinataire doivent faire un abonnement chez le fournisseur de fax. Il existe plusieurs options pour utiliser le fax internet. Vous pouvez utiliser une application web. Grâce à un ordinateur et à une connexion internet, vous pouvez stocker vos documents dans le cloud.
Il y a aussi le fax par téléphone. Vous vous servez de votre téléphone ou de votre tablette pour envoyer et recevoir les fax. L’avantage ici est que vous pouvez l’envoyer de n’importe où et utiliser l’appareil photo du téléphone pour numériser le document. Une autre option est l’envoi de fax par e-mail. Ce fax s’envoie aussi facilement qu’un email depuis n’importe quel serveur de messagerie.
Vous pouvez par exemple envoyer votre fax depuis un serveur Gmail, Outlook ou Yahoo vers d’autre fax internet. C’est possible également de recevoir des fax directement dans votre boîte mail. La dernière option est le fax API. Vous devez disposer d’une interface adaptée à votre environnement de développement. Grâce à l’API de fax, vous pouvez envoyer et recevoir vos fax via n’importe quelle application.
Quels sont les avantages de l’envoi de fax en ligne ?
Le fax par internet offre plusieurs avantages.
Le fax en ligne est simple et facile à utiliser
Le fax par internet doit son succès à sa fiabilité et sa facilité d’utilisation. Pour envoyer son document, l’émetteur du fax doit juste créer un compte. Le document sera ensuite converti dans un bon format et envoyé au destinataire comme une pièce jointe.
Le fax par internet est adapté à une utilisation nomade
Il facilite le travail à distance et permet une rapidité des échanges. En plus de cela, il permet de transmettre des documents et informations avec un ordinateur instantanément. Vous devez bien sûr avoir la connexion internet.
Il vous fait gagner du temps
Le fax par internet fait gagner du temps et vous permet de vite retrouver vos documents. Il offre une meilleure confidentialité des documents, car ils ne sont pas systématiquement imprimés. Cela aide également l’environnement contrairement au fax papier.
Le fax par internet est économique
Vous n’avez plus besoin d’entretenir un télécopieur ou d’acheter des cartouches d’encre et des rouleaux de papier. Tous les frais incluant la maintenance, l’achat de matériel et les frais supplémentaires ne sont plus d’actualités.
Vos échanges sont sécurisés et confidentiels
Contrairement aux fax papier, le fax par internet arrive directement dans la boîte mail du destinataire. Donc il n’y a aucun risque qu’il disparaisse ou qu’il soit lu par une personne non concernée. C’est donc un allié sûr en matière de confidentialité.
Fax par internet : comment l’envoyer et le recevoir ?
Vous devez en premier lieu, choisir un service d’envoi de fax par internet. Beaucoup de solutions de fax dématérialisé existent grâce à l’essor du numérique. Ensuite, vous devez activer votre numéro de fax. Pour le faire, il vous suffit de choisir le numéro de fax que vous souhaitez et de l’attribuer à l’un de vos collaborateurs.
Ce dernier pourra vous envoyer un fax sur ce numéro sous forme de pièce jointe. L’envoi d’un fax par internet est similaire à l’envoi d’un SMS. Il vous suffit de charger le document à envoyer par fax et de composer le numéro du destinataire. Le document est instantanément envoyé par internet. Le fax peut être reçu en format PDF par email.
Conclusion
Le fax par internet est une nouvelle solution qui en plus d’être écologique vous permet de faire des économies et de recevoir vos fax en toute sécurité.
